Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Wer verantwortlich ist

Nutzt ein mit uns verbundenes Unternehmen DSPCloud für seine Beschäftigten, ist es für deren Daten selbst verantwortlich. Wir betreiben das Portal dann in seinem Auftrag.

2. Was DSPCloud ist

DSPCloud ist unser internes Portal für die Steuerung des Zustellbetriebs: Leistungs- und Qualitätsauswertungen, Personal- und Flottenverwaltung, Einsatzplanung, Onboarding, Abrechnung und interne Benachrichtigungen. Es ist nur mit einem persönlichen Zugang nutzbar. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste setzen wir nicht ein.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name, dienstliche E-Mail, Rolle und Zugriffsrechte, Firma und Standort, gewählte Sprache, letzte Anmeldung. Passwörter speichern wir nur als verschlüsselten Prüfwert, nie im Klartext.
• Betriebsdaten: Leistungs- und Qualitätskennzahlen (z. B. Scorecard), Schichtpläne, Fahrzeugzuordnungen, Kilometerstände und Fahrzeugpositionen, Arbeitszeiten, Auswertungen zur Fahrsicherheit, Schulungsnachweise und Abrechnungsdaten.
• Personalunterlagen: Personalbogen, Ausweis und Führerschein aus dem Onboarding, Fotos und Angaben zur Unterkunft, soweit sie zum Beschäftigungsverhältnis gehören.
• Unterschriften: Bei elektronisch unterschriebenen Dokumenten speichern wir Dokument, Unterschrift, Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis.
• Aktivitätsprotokoll: Wir speichern, wer wann welche Seite geöffnet, etwas geändert, ausgelöst oder heruntergeladen hat, mit IP-Adresse. Inhalte wie Passwörter, Formulareingaben oder Ausweisbilder werden nicht protokolliert. Das dient der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.
• Technische Daten: Der Server speichert bei jedem Aufruf IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Statuscode, um Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren.

4. Woher die Daten kommen

Einen Teil der Daten gibst du selbst ein oder lädst sie hoch. Andere übernimmt DSPCloud automatisch aus den Systemen, mit denen wir arbeiten: dem Portal unseres Auftraggebers für die Paketzustellung, unserer Zeiterfassung, dem System für Fahrsicherheitsschulungen und unserer Flottenverwaltung.

5. Wofür und auf welcher Grundlage

• Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Einsatzplanung, Personalverwaltung, Abrechnung, Onboarding.
• Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): zum Beispiel die Prüfung der Fahrerlaubnis und Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Qualitätssicherung, Erfüllung unserer Verträge mit dem Auftraggeber, sicherer Betrieb des Portals, Aktivitätsprotokoll und Server-Logs.

Jeder sieht nur die Bereiche, die er für seine Aufgabe braucht.

6. Dienstleister und Empfänger

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Der Server steht in Nürnberg, Deutschland.
• E-Mail-Versand: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin.
• KI-gestütztes Auslesen von Dokumenten: Anthropic (Claude). Damit lesen wir zum Beispiel Angaben aus Führerscheinen oder Schulungsnachweisen aus. Die KI entscheidet nichts über dich, das Ergebnis prüfen unsere Mitarbeitenden. Anthropic nutzt die Daten nicht zum Training. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden, abgesichert durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Mit allen Dienstleistern bestehen oder werden Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Unser Auftraggeber für die Paketzustellung erhält Daten nur, soweit er sie für die Zustellung braucht. Sonst geben wir keine Daten weiter.

7. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen nur ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie. Es hält dich bis zu 30 Tage angemeldet und wird beim Abmelden gelöscht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dein Browser merkt sich außerdem die gewählte Sprache. Schriften und alle anderen Inhalte kommen von unserem eigenen Server.

8. Wie lange wir Daten speichern

• Server-Logs: 14 Tage
• Aktivitätsprotokoll: 3 Monate
• Benutzerkonto: bis du das Portal nicht mehr nutzt, spätestens bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses
• Personalunterlagen und Nachweise: solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder wir sie zur Abwehr von Ansprüchen brauchen

9. Sicherheit

Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS), Zugriffsrechte sind nach Rollen getrennt, und Zugangsdaten zu anderen Systemen liegen zusätzlich verschlüsselt im Zugänge-Tresor.

10. Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Daten verlangen, sie berichtigen, löschen oder einschränken lassen und sie in einem gängigen Format erhalten (Art. 15 bis 20 DSGVO). Verarbeiten wir Daten aufgrund berechtigter Interessen, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine E-Mail an info@q-sprint.com genügt.

11. Beschwerde

Du kannst dich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.